Solusi 5 Kemalasan Operasional Pemilik Coffee Shop

“Simpel banget bikin coffee shop. Tinggal cari tempat, beli mesin, ingredients dikit ga kaya restoran, training staff, gampang. Set up dan lancarin semua operasional dalam 1 bulan, abis itu bisa fokus ke marketing. Kalo café dah sukses dan brand udah terkenal, tinggal duplikasi deh. Ah mudah sekali ufufufu.”

 

Mudah-mudahan kamu tidak termasuk orang yang punya pemikiran polos seperti di atas ya (a.k.a. founders Three Folks). Percaya ga percaya, kami masih berkutat untuk menganalisa, mengontrol, dan meningkatkan performa operasional coffee shop kami sampai sekarang.

Maklum, pekerjaan yang membutuhkan detail dan ketelatenan memang di luar ekspertis kami (alasan). Butuh waktu yang cukup lama untuk keluar dari fase pemikiran "bodo amat" dan menutup sebelah mata untuk akhirnya serius menangani hal ini. Dan kalau ditelusuri penyebabnya, yaitu pemikiran seperti ini: malas, tidak menarik, saya buka coffee shop bukan untuk mengurusi hal tidak keren macam ini.

Jujur saja, development menu, kolaborasi, pengembangan bisnis adalah hal-hal yang menurut kami bertiga jauh lebih penting dan menarik. Kalau tamu makin ramai, brand makin terkenal, dan sales makin tinggi nanti operasional coffee shop juga akan lancar secara otomatis. Kalau misalnya boncos, nanti saja baru kita selesaikan - ini pemikiran yang benar-benar salah dan tidak masuk akal.

Optimalisasi operasional coffee shop adalah hal yang kelihatannya simpel, makanya suka jadi checklist yang diremehkan dan disisihkan. Tapi tidak kami sangka ternyata memperbaiki operasional coffee shop punya banyak keuntungan.

Perjalanan kami dalam melakukan hal susah-susah gampang ini ternyata adalah perjalanan yang membentuk tim coffee shop kami menjadi lebih cerdas, teliti, solid, dan menghasilkan berbagai keuntungan bagi brand Three Folks.

Tidak percaya? Yuk lihat perjalanan kami mengatasi 5 kemalasan operasional kami.

#1 Malas Cek SOP

SOP sudah dibuat, sudah ditulis dan di print dalam satu file yang rapi, sudah diajarkan ke tim barista dengan baik (rasanya). Ah selesai sudah 80% tugas operasional. Selanjutnya hanya tinggal mengontrol dan menyesuaikan.

Sayangnya ternyata membuat SOP pertama, mungkin hanya mencakup 20% dari tugas operasional coffee shop. Dan tidak mengetahui hal ini sempat membuat saya frustasi.

Seharusnya membersihkan kaca, mengecek WC secara berkala, mencuci gelas sampai bersih, mencuci lap setiap hari, menyapu lantai kalau kotor, menyiram tanaman, senyum ke setiap tamu, menjelaskan menu dengan baik, membuat produk sesuai resep, menyajikan tiap menu sesuai arahan plating adalah hal-hal mudah bukan? Tinggal baca SOP, pelajari, lakukan.

Dan begitu melihat hal-hal mudah ini tidak dilakukan dengan baik berulang kali, jengkel sekali rasanya. Berangkat sebagai owner coffee shop yang juga melakukan shift sebagai Barista 3 tahun lalu, dan berusaha mencontohkan setiap hari, hal ini bikin saya makin kesal.

Saat bisnis makin berkembang dan melepaskan diri dari tanggung jawab nge-shift sebagai barista, ini yang terlintas di otak: "Wah ternyata susah juga ngasih contoh tapi ga diikutin, malah jadi capek hati. Adanya coffee shop malah susah scale-up gara-gara terlalu sibuk di operasional. Mungkin lebih baik saya buat peraturan dengan denda saja. Harusnya beres."

Ternyata waw, hasilnya tidak beres juga. Malah tambah parah. Makin parahnya, sambil menutup sebelah mata, dan sesekali ngomel-ngomel, hal tersebut saya biarkan.  

#2 Malas Kontrol Waste

Coffee Shop kamu pernah punya Revenue tinggi tapi profit minus? Bisa jadi, waste adalah salah satu penyebabnya.

Aneh sekali, waktu menghitung HPP saya sudah pastikan HPP kopi 25%, HPP makanan 30-40% dari harga jual. Lha ini kok biaya HPP bulanan bisa sampai 50%? Sudah cek rumus, ga ada yang salah. Sudah cek harga vendor, ga ada yang naik drastis.

Ah ini pasti staff ada yang nyolong! Seudzon seperti ini cepat sekali muncul di otak.

Finance Consultant kami pernah bilang, "Coba deh kalian lebih sering tongkrongin cabang-cabang coffee shop kalian yang boncos. Buat ngecek ni bocornya dari mana. Biasanya kasus-kaya gini penyebabnya bisa lumayan teknis banget seperti kebanyakan waste, salah persepsi saat baca resep, overstock. Atau ya seperti seudzon kalian - ada maling. "

Hmm ide bagus, tapi pasti ada cara yang lebih efektif dibandingkan tongkrongin coffee shop lama-lama. Saya buat SOP untuk catet waste, perketat disiplin Stock Opname, saya kasih target dengan bonus untuk bisa mengurangi HPP bulanan.

Dan seperti solusi dari kemalasan #1, tidak beres juga.

#3 Malas Training

Suatu hari saya pernah di-serve espresso oleh barista saya yang sudah bekerja cukup lama di Three Folks. Waktu saya minum, yah oke juga, ada beberapa hal yang bisa di improve, tapi masih oke.

Kemudian saya coba tanya, "Bro hari ini kalibrasinya gimana? Coba bisa jelasin taste notes espresso hari ini ga?" Tidak saya sangka responnya gugup sekali seperti mau dikasih SP-1, dan dia kebingungan mau jelasin apa.

Padahal seingat saya, saya sudah pernah berikan training module untuk dibaca. Bahkan udah pernah kasih sesi pelatihannya juga. Dan harusnya barista antusias mempelajari ilmu kopi bukan?

Setelah mengetahui efek kemalasan #3 ini, saya baru bisa mulai menyadari ada pattern yang menjadi penyebab kecacatan operasional di Three Folks. Tapi karena masih di level praduga, saya pikir: "Ah masa segitunya." Maka saya belum ambil tindakan serius.

Saat itu saya hanya memberikan barista tersebut insights untuk hal-hal yang bisa di improve, tapi tidak saya follow up perkembangannya. 

#4 Malas Ngobrol sama Barista

Saya teringat pernah bekerja mengejar deadline di Three Folks sampai malam. Alhasil jadinya sekalian ngobrol sama tim sehabis closing.

Saya ga ingat waktu itu topiknya apa, tapi lewat proses "ngobrol" itu saya jadi berasa dekat sama tim. Dan salah satu dari mereka pun sempat ada yang nyeletuk,"Wah harus lebih sering nih ngobrol kaya gini. Seru banget."

Berangkat dari sana, saya kadang jadi mulai meluangkan waktu buat sering ngobrol. Bukan kenapa-kenapa, tapi saya merasa ada faedah atau potensi yang saya bisa gali lewat kegiatan "ngobrol" ini sebagai tim.

Buku Patrick Lencioni tentang 5 Dysfunction of a Team, mengungkapkan bahwa awal dari kejatuhan sebuah tim biasanya bukan karena sistem yang buruk. Hampir semua orang bisa membuat sistem yang canggih. Tapi kebanyakan gagal karena tidak adanya trust di dalam tim. Dan trust  hanya bisa dibangun lewat keterbukaan satu sama lain secara personal. Sayangnya, banyak orang melihat ini sebagai sesuatu yang "lembek" dan tidak berguna.

Membaca buku ini lumayan menampar, karena hal inilah yang saya lakukan pada tim coffee shop saya. Hanya berkutat di sistem dan peraturan. Saat ada masalah, yang dibenahi hanya melulu sistem dan peraturannya. Terus begitu berputar, dan tidak ada masalah yang kunjung selesai. Dan tidak terlintas di otak saya kalau sistem hanyalah pelengkap dari apa yang seharusnya menjadi esensi dalam menjalankan sebuah tim.

Dan terbukti, dengan semakin intens kegiatan "ngobrol" yang saya lakukan, semakin terjalin trust dalam tim, semakin tumbuh sense of belonging setiap barista yang bekerja di Three Folks.

Dari sini baru mulai terlihat progress dari keseluruhan operasional coffee shop. SOP dijalankan tanpa disuruh (bahkan tanpa pakai form), inisiatif-inisiatif untuk melakukan efisiensi cost mulai muncul, dan tim secara aktif berinteraksi untuk melakukan improvement dari berbagai aspek.

 

#5 Malas Evaluasi

Ngobrol sama barista aja malas. Boro-boro kepikiran untuk melakukan evaluasi. Tapi setelah mengetahui pentingnya "ngobrol" sama tim, saya makin yakin kalau tindakan "ngobrol" ini harus jadi core segala aktivitas operasional coffee shop.

Satu hal yang saya temukan: bukan berarti dengan kita udah bisa "ngobrol" sama barista, dan trust terbangun, otomatis operasional coffee shop akan berjalan dan berkembang dengan lancar. Kalau membangun trust adalah inisiator utama operasional akan dijalankan dengan baik, maka evaluasi adalah akselerator untuk mencapai operational excellence.

Setiap barista memiliki impian, kelemahan, kelebihan, dan keunikan masing-masing. Ada barista yang lebih kritis membersihkan area dan merawat tanaman, ada yang lebih ahli dalam administrasi, ada yang lebih ahli dalam service, ada yang lebih jago dalam membuat kopi.

Mengetahui hal-hal ini, berbagi insights untuk improvement secara berkala, meminta feedback kritis, dan selalu memicu kolaborasi antar tim adalah hal terbaik yang bisa kamu lakukan untuk meningkatkan performa operasional coffee shop kamu.

Karena sistem yang canggih hanya bisa dieksekusi oleh Super Team. Dan Super Team inilah yang harus kamu bangun.

Kesimpulan

Memiliki tim barista yang saling membangun adalah hal terbaik yang bisa dimiliki oleh sebuah coffee shop. Karena tim ini juga akan memicu semangat kamu untuk melakukan yang terbaik. Kamu makin terpacu untuk memperbaiki berbagai format SOP, melakukan training, menciptakan sistem, melakukan kontrol dan evaluasi - karena tim barista kamu juga melakukan yang terbaik dalam melakukan tanggung jawab yang kamu berikan pada mereka.

Keuntungan dari optimalisasi performa operasional ini tidak hanya akan terlihat pada laporan keuangan, tapi juga dari kepuasan setiap tamu yang datang ke coffee shop kamu. Karena setiap tamu kamu di-serve oleh tim barista yang memiliki semangat dan antusiasme tinggi dalam bekerja.

Mungkin beberapa dari kamu yang membaca masih berpikir: "Ah kayanya ada cara yang lebih efektif dan efisien untuk optimalisasi performa operasional coffee shop gue."

Mungkin kamu benar, mungkin saja cara yang kami pakai bukanlah cara terbaik. Mungkin ada sistem yang lebih luar biasa lagi tapi belum mampu kami ciptakan. Dan saya mengerti tantangan untuk menyediakan emotional capacity untuk "ngobrol" dan melakukan evaluasi untuk tim barista kamu di tengah kesibukan sebagai owner coffee shop bukanlah hal yang mudah.

Tapi menurut kami, membangun tim berasaskan trust adalah cara yang terbaik untuk Three Folks.